פיתוח תהליכים בארגון – הכנה לשנה הבאה

רקע

כשארגון רוצה לשפר את ביצועיו, לשפר רווחיותו ולהגשים את יעדיו עליו לפתח תהליכים פנים ארגוניים המותאמים לו ולצרכיו ולבחון אותם בהתאם לשינויים החלים הן בסביבה העסקית והן בארגון עצמו.

הארגון שלנו עובר שינויים רבים כגון:

• שינוי במגוון , בכמות, ובמיקום הלקוחות

• שינויים במשאבי האנוש

• התאמת המוצרים / השירותים לצרכי השוק

• הצורך לייחודיות.

• דרישות רגולטוריות.

• מדיניות הארגון

• שינויים טכנולוגיים

היתרון של קביעת תהליך אחיד בארגון לצורך פעולה מסוימת הוא יצירת  שקיפות, יעילות, הדרכה ויכולות בקרה ומעקב אחר אירועים, פישוט תהליכים מורכבים ועוד.

בהתאם לשינויים הללו יש לקבוע באופן מתודולוגי את השינויים בהתאם למדיניות הארגון, לתרבות הארגונית ולהשתמש באמצעים המתאימים.   כדי למקסם את היעילות הארגונית.

דרך לביצוע

במסגרת ייעוץ ניהולי עסקי מקיף אנו בוחנים את תהליכי השינוי ואת התאמתם התהליכים לאופי הארגוני ולידעים העסקיים. בהתאם לזאת , תהליך הפיתוח העסקי  יתחלק למספר שלבים:

כל תכנון עסקי מתחיל באבחון

• הגדרת התהליכים – במסגרת המחקר המקדים לפרויקט בכל ארגון נמצא תהליכים ראשיים ומשניים.

• במסגרת המחקר העסקי נאתר את  נקודות החולשה.

• נבצע ברור עם משאבי האנוש כאשר השאיפה היא להביא להנעה מרבית על העובדים.

• נבחן את היעילות הארגונית היעילות.

• האמצעים התומכים (מיחשוביים ואחרים).

• איתור התהליכים בולמים – מניעת תקיעות.

• דרך קבלת החלטות.

• בקרת תהליכים.

• אין תהליך מובן מאליו .

מסקנות שלב האבחון העסקי מוביל אותנו להגדרת תכנית העבודה

לאחר שלב האבחון, הסקת המסקנות ובחינת חלופות שונות בהתאם ליעילותן, האפקטיביות שלהן ועלותן נבחרת חלופה ונקבעים יעדים לביצוע .

חלק מהחלופה הנבחרת כולל יעדים, פרמטרים להצלחה והדרך ליצירת שיפור מתמיד ע"י קביעת מנגנון של משוב חוזר, דרך להפקת לקחים וקבלת החלטות ליישום.

על מנת לממש את התהליכים יש לפרק את החלופה לפעילויות ולשלבים מפורטים, לכל פעילות יש אחראי, יש לו"ז נדרש ויש תקציבים נדרשים.

לכל הפעילויות אנו קובעים אבני דרך לבחינת השינויים והתקדמות בהטמעתם.

יישום ובקרה

לאחר גמר ההתארגנות והשלמת תכנית העבודה חובה לקיים את מערכת הבקרה וההיזון החוזר, לבחון את השגת היעדים ע"פ פרמטרים שנקבעו מראש, עם צוותי העבודה הקשורים לכל תהליך על מנת לשפרו.

 במהלך כל הפרויקטים של פיתוח תהליכים אותם ניהלתי מצאתי יחד עם הלקוח  פתרונות חדשים לצרכים החדשים שעלו.

סיכום– הדרך האפקטיבית לכבוש את היעדים העסקיים

ארגון הרוצה להגיע ביעילות ובאפקטיביות אל יעדיו נדרש להפעיל תהליכים ארגוניים שנתפרו בעבורו. תהליכים אלו צרכים להבחן ולהשתנות בהתאם לשינויים בסביבה הארגונית ע"פ פרמטרים שנקבעו מראש וכל זאת בלי לפגוע ביצירתיות ובפיתוח.

חזרה לפיתוח תהליכים