קבלת החלטות – איך עושים זאת נכון?

 

ארגון עסקי נדרש לקבל החלטות רבות.

את דרך קבלת ההחלטות והמעקב אחר ביצוען יש להתאים לכל ארגון ולשוק בו הארגון פועל.

החלטות מתקבלות ברמות שונות בארגון והן מגוונות מבחינת  מקבלי ההחלטות, במהירות שיש לקבל את ההחלטה, במידע המוכר שעשוי  לתמוך בהחלטה, באי הוודאות   ובגורמים נוספים.

המשותף לכל ההחלטות הוא  שבמסגרת תהליך נכון של התנהלות עסקית החלופה הנבחרת צריכה לתרום להגדלת ערך החברה או לשיפור השירות בארגונים לא עסקיים.

 החלטות הלוקחות בחשבון שיפורים מקומיים בלבד עלולות לפגוע בארגון.

 

בניית תהליך נכון של קבלת החלטות עסקיות

 בניית תרחיש מראש של קבלת החלטות ברמות השונות ומשוב לאפקטיביות של ההחלטה תעלה את יעילותן ותתרום לשיפור מתמיד.

את תהליך קבלת ההחלטות העסקיות  ניתן לחלק לשלבים הבאים:

 

1.  הצורך בקבלת החלטות.

2. איסוף מידע עסקי

3. הצגת חלופות עסקיות

4. בחירת חלופה הטובה ביותר מבחינה עסקית

5. בחינת האפקטיביות של ההחלטה שהתקבלה

  

 שלבים בקבלת החלטות

 

1. הצורך בקבלת החלטות. הצרכים לקבלת החלטות מגיעים ממקורות שונים:

   • החלטות אסטרטגיות.

   • מידע חיצוני שהיגיע ודורש החלטה.

   • מגמות, מידע חריג המגיע ממערכות המידע.

   • החלטות במהלך יישום של תכנית.

   • שיפור תהליכים ארגוניים.

   • החלטות תפעוליות.

   • ועוד.

2. איסוף מידע ככל שאיסוף המידע מדויק יותר כך מצטמצם מרחב אי הודאות וההחלטה יכולה להתקבל בצורה מושכלת יותר.  במקרים רבים קיים צורך בטיוב מערכות המידע ובבניית כלים ניהוליים על מנת שתהליך קבלת החלטות יהיה מהיר יותר ונשען על מידע מדויק יותר. חלק ממקורות המידע:

   • מידע וחוות דעת הנאסף מאנשי הארגון.

   • מערכות מידע של הארגון.

   • מידע חיצוני הנאסף.

   • מידע הנאסף באופן יזום לגבי החלטה ספציפית.

3. הצגת חלופות החלטה היא בחירה בין חלופות. ככל שההחלטה עקרונית יותר, המשפיע יותר על עתידו של הארגון יש לחפש כמה יותר חלופות ולא להספק באלו הקופצות מידית (להפוך כל אבן). כל חלופה צריכה להבחן ב 2 זוויות מרכזיות:

   • התרומה לערך.

   • השפעות לטווח ארוך על הארגון.

4. בחירת חלופה לפני בחירת החלופה לעיתים יש צורך בהשלמת מידע הנובע מעצם הצגת החלופות.

   • התרומה לערך צריכה להבחן ע"י מדדים ארגוניים המשקפים את פעילות הארגון כולו לדוגמא:

     • תפוקה

     • הוצאות

     • מלאי

     • עמידה בלו"ז

     • איכות

   • מדדים מקומיים צרכים להיבדק מפעם לפעם כדי לראות שאכן תואמים את המדדים הארגוניים.

   • בשיקולים לטווח ארוך יש לקחת בחשבון תועלות נוספות ופחות מוחשיות.

   • ניהול סיכונים – ככל שרמת האי ודאות גדלה יש להעמיק בטיפול בסיכונים.

5. בחינת אפקטיביות לכל החלטה יש אחראים למימוש, לו"ז ויעדים מתוכננים. קיים צורך לעקוב אחר ביצוע ההחלטות. שלב חשוב במערכת קבלת ההחלטות היא בחינת אפקטיביות ההחלטה וזאת משני טעמים:

   • שיפור על מנת לעמוד ביעד (אלא אם קיים מידע חדש שבעתיו נמצא שההחלטה שגויה).

   • לשפר את דרך קבלת ההחלטות בעתיד.

  

מה למדנו על שיפור תהליך קבלת ההחלטות העסקיות?

 

החלטות בארגון צריכות להילקח בהליך קבוע המותאם לסוג ההחלטה.

 על מנת לקבל החלטות מושכלות יש צורך במערכות מידע וכלי ניהול המותאמים לארגון.

 הצורך בבקרה על קיום ההחלטות ועל האפקטיביות שלהן הוא חלק מההחלטות עצמן.

 אי קבלת החלטה היא בד"כ החלופה הפחות טובה לארגון.

 חזרה לכלי ניהול ובקרה